• Pilvistä
    ti -4°
  • Heikkoa lumisadetta
    ke
  • Puolipilvistä
    to -11°
Koffin puisto / Kuva: Jussi Hellsten

Tapahtumajärjestäjän ohjeet

Aiotko järjestää tapahtuman Helsingissä? Tarvitsetko siihen luvan? Lue ohjeet tästä! 

Yleistä
Tapahtumatilat
Luvat ja ilmoitukset
Turvallisuus ja pelastussuunnitelma
Sähkö, vesi, rakennustyöt
Siivous
Liikenne
Ulkomainonta ja liputus
Ympäristöystävällinen tapahtuma

Yleistä

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia siitä, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista.

Tähän järjestäjän muistilistaan on koottu tietoa yleisimmin tarvittavista luvista ja muista asioista, joista tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia. Tapahtuman luonteen mukaan voidaan tarvita vielä muitakin lupia ja ilmoituksia kuin tässä mainitut.

Tapahtumien, yleisötilaisuuksien sekä myynti- ja markkinointitapahtumien ilmoitusten ja lupahakemusten tekeminen Helsingin kaupungin eri viranomaisille on nyt entistä helpompaa. Uuteen sähköiseen palveluun on koottu kuuden eri viraston ja niiden alayksiköiden myöntämät luvat yhdeksi kokonaisuudeksi.

Tapahtumajärjestäjä voi yhdellä hakemuksella saada luvat tapahtuman järjestämiseen Helsingin kaupungin rakennusvirastolta, tukkutorilta, liikuntavirastolta, ympäristökeskukselta, pelastuslaitokselta sekä Helsingin Satamalta. Lomake löytyy osoitteesta asiointi.hel.fi.

Mistä tilat tapahtumalle?

Helsinki helpottaa tapahtumanjärjestäjien arkea julkaisemalla  tapahtuma-aluekortit kaupungin keskeisimmistä tapahtumien järjestämiseen soveltuvista paikoista. Korttien sisältämät tiedot, kartat, ilmakuvat ja panoraamakuvat auttavat järjestäjää arvioimaan paikan soveltuvuutta omaan tarpeeseen.

Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin, myyntitilaisuuksiin jne. tarvitaan aina maanomistajan lupa:

  • Kaupungin omistamat yleiset alueet, kuten kadut ja puistoalueet, luvat myöntää rakennusviraston palveluosaston alueidenkäyttö, puh. (09) 310 39 000. Lisätietoja ja lupahakemuskaavakkeita.
  • Kaupallisten torialueiden käyttöluvat toriaikana myöntää Helsingin Tukkutorin Kauppahalli- ja toripalveluyksikkö, puh. (09) 3101 633 (vaihde).
  • Urheilu- ja ulkoilualueet, uimarannat ym. käyttöluvat myöntää liikuntavirasto, puh. (09) 310 8771 (vaihde).
  • Satamat ja satamien maa-alueet, käyttöluvat myöntää Helsingin Satama, puh. (09) 310 1621 (vaihde).
  • Metroasemat yms., käyttöluvat myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).
  • Yksityiset alueet, käyttöluvan myöntää kunkin alueen omistaja tai haltija (esim. ostoskeskukset).

Voit tarkistaa haluamasi alueen varaustilanteen Helsingin kaupungin paikkatietopalvelusta. Klikkaa vasemmalta auki valikko "Työt ja tapahtumat kaduilla ja puistoissa (Aluevuokraukset)", minkä alta rastita kohta "Tulevat työt". Tulevat varaukset ilmestyvät kartalle alueina.

Luvat ja ilmoitukset

Tilaisuudesta on tehtävä seuraavat ilmoitukset:

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä.
  • Yleisötilaisuuden järjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta kirjallisesti poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusta ei tarvita, jos tilaisuus ei esim. osanottajien vähäisen määrän vuoksi edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Rajanveto ilmoitusvelvollisten ja vapaiden tilaisuuksien välillä on joskus vaikeaa, joten on syytä hyvissä ajoin olla yhteydessä järjestämispaikan poliisipiiriin. Poliisin lupaneuvonta, puh. 071 877 3125. Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä -lomake.
  • Helsingin omat ulkomyyntimääräykset kumoutuivat 1.5.2011 ja nyt Helsingissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta. Ympäristökeskus on laatinut Eviran ohjeen pohjalta tiiviit ohjeet ruoan valmistukseen ja myyntiin teltoista, sekä marjojen ja vihannesten myyntiin. Lisätietoa ja ohjeita elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta löytyy ympäristökeskuksen sivuilta.
  • Tapahtumista, joihin odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 500 henkeä ja joissa tarjotaan tai myydään elintarvikkeita, on tapahtuman järjestäjän ilmoitettava kirjallisesti ympäristökeskuksen ympäristöterveysyksikköön 14 vrk ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitus on vapaamuotoinen. Ilmoitus liitteineen voidaan toimittaa sähköisesti osoitteeseen ulkomyynti(at)hel.fi. Lisätietoja ympäristökeskuksen ympäristöterveysyksiköstä.

Onko tilaisuudessa musiikkia? Aiheutuuko tilaisuudesta meluhaittaa?

  • Ympäristönsuojelulain 118 § (527/2014) edellyttämä ilmoitus (meluilmoitus) tulee tehdä Helsingin kaupungin kirjaamoon tai sähköiseen asiointijärjestelmään asiointi.hel.fi vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Tilapäisen melun torjunnasta ja äänentoistolaitteiden käytöstä saa neuvoja ympäristökeskuksen sivuilta ja ympäristökeskuksen neuvonnan numerosta (09) 310 1635.
  • Muista tekijänoikeusmaksut! Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan lupa tekijänoikeusjärjestöiltä, esim. Teostolta, puh. (09) 681 011.
  • Esiintymisluvat metroasemille ja liikennelaitoksen liikennevälineisiin myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).
  • Katusoittoon ei tarvita lupaa. Katusoittajien tulee kuitenkin ottaa huomioon seuraavat rajoitukset ja ohjeet.

Onko tilaisuudessa arpajaiset, pelejä tai kilpailuja?

  • Helsingin poliisilaitos myöntää luvat arpajaisiin, jotka järjestetään Helsingin poliisipiirin alueella. Poliisin lupaneuvonta, puh. 071 877 312.
  • Poliisihallitus myöntää luvat arpajaisiin, jotka järjestetään useamman poliisipiirin alueella, puh. 071 878 1887, 071 878 1895.
  • Pelit, kilpailut: poliisin lupaneuvonta, puh. 071 877 312.

Kuvaatko elokuvia tai mainoksia?

  • Mikäli elokuvan kuvaaminen yleisellä paikalla rajoittaa muiden liikkumista tai aiheuttaa liikennejärjestelyjä (kuvauskalusto), lupa liikennejärjestelyihin haetaan rakennusviraston palveluosaston alueidenkäyttö, puh. (09) 310 39000.
  • Jos kuvaus tapahtuu yksityisen maanomistajan tai kiinteistönhaltijan maalla, lupa on kysyttävä maan tai kiinteistön omistajalta.
  • Kuvausluvat liikunta- ja ulkoilualueilla liikuntaviraston osastoilta, puh. (09)310 8771 (vaihde).
  • Helsingin Tukkutori myöntää kuvausluvat kaupallisille toreille. Lisätietoja: Kauppahalli- ja toripalvelyksikön asiakaspalvelu, puh. (09) 310 23565 ma–pe klo 9–17.

Turvallisuus ja pelastussuunnittelu

Tarvitaanko tilaisuudessa järjestyksenvalvojia?

  • Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Järjestyksenvalvojien täytyy olla poliisin hyväksymiä, jolloin heillä on voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti tai poliisi hyväksyy heidät erikseen yksittäiseen tilaisuuteen järjestyksenvalvojiksi. Erikseen hyväksyttävien järjestyksenvalvojien nimet ja henkilötunnukset tulee ilmoittaa yleisötilaisuusilmoituksen mukana poliisille. Poliisin lupaneuvonta, puh. 071 877 312.

Tarvitaanko tilaisuudessa vartiointia?

  • Mikäli tapahtumapaikalla tarvitaan vartiointia, vartioinnin voi tilata vain vartioimisliiketoimintaluvan saaneilta yksityisiltä vartiointiliikkeiltä.

Pelastussuunnitelma

  • Tapahtumajärjestäjä on velvollinen toimittamaan pelastuslaitokselle/pelastusviranomaisille pelastus- ja turvallisuussuunnitelman, joka myös tulee hyväksyttää poliisilla. Suunnitelma käsittää mm. tilojen paloturvallisuuden, poistumistiet, sammutuskaluston tarpeen, ensiapuvalmiuden ym. Neuvoja pelastuslaitokselta, puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja). Lisätietoja antavat myös Heidi Partanen puh. (09) 310 30126, Jukka Koivuranta puh. (09) 310 30128 sekä Jukka Laiho puh. (09) 310 30125.

Ensiapu

  • Suomen Punaisesta Rististä voi tilata ensiapu- ja ensihoitopalveluita sekä tilaisuuksien riskikartoitusta tapahtumiin. SPR Helsingin ja Uudenmaan piiri, puh. 020 701 2000.

Käytätkö avotulta, kuten nuotioita, tervapatoja tai ulkoroihuja?

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä. Lisätietoja puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).

Säilytätkö palavaa nestettä, kaasua tai räjähteitä?

  • Pelastuslaitos kertoo määräykset säilytysmääristä ja -tavoista, puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).

Järjestätkö ilotulituksen, tulinäytöksen tai käytätkö pyroteknisiä tehosteita?

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä.
  • Ilotulitteiden käyttö on sallittu ilman kirjallista ilmoitusta ja päätöstä vain vuodenvaihteessa 31.12. klo 18.00 - 1.1. klo 02.00 välisenä aikana (Räjähdeasetus 473/93).
  • Muina aikoina ilotulitteiden käyttöön on haettava lupaa kirjallisesti. Hakemuksen perusteella palotarkastaja voi tehdä päätöksen ilotulitteiden käytöstä. Lisätietoja pelastuslaitokselta, puh. (09) 310 31203.
  • Ammattimaisiin ilotulitusnäytöksiin (kun käytetään ammattilaiskäyttöön tarkoitettuja ilotulitteita) luvan myöntää poliisiviranomainen, poliisin lupaneuvonta, puh. 071 877 312.
  • Ilotulitusnäytös voidaan järjestää ilman ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta klo 7.00–24.00 välisenä aikana. Näytöksestä on kuitenkin tehtävä ilmoitus, jos halkaisijaltaan yli 100 millimetrin tai meluisuudeltaan niitä vastaavia ilotulitteita ammutaan klo 22.00 jälkeen. Ilmoitus voidaan hyväksyä vain erittäin perustellusta syystä.
  • Uudenvuodenyönä järjestettävästä ilotulitusnäytöksestä ei 1 momentista poiketen tarvitse tehdä ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta, mikäli näytös päättyy klo 01.00 mennessä, lisätietoja Ympäristökeskuksesta, puh. (09) 310 1635. (Ympäristönsuojelumääräykset  24 §).
  • Pyroteknisten välineiden käytöstä yleisötapahtumassa on tehtävä vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta annetun lain (390/2005) 81§ mukainen ilmoitus pelastusviranomaiselle hyvissä ajoin ennen tilaisuuden järjestämistä.
  • Tuliesityksen järjestämisestä yleisötapahtumassa on tehtävä ilmoitus pelastusviranomaiselle hyvissä ajoin.

Sähkö, vesi, rakennustyöt

Tarvitaanko tilaisuudessa sähköä tai vettä?

  • Sähkö, Helsingin Energia, puh. (09) 6171 (vaihde), tai yksityisiltä sähköverkkourakoitsijoilta.

Tarvitaanko rakennuslupa tai kaivulupa?

Jätteet ja siivous

Syntyykö tilaisuudessa jätteitä?

  • Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia itse alueen siistimisestä tilaisuuden aikana ja välittömästi sen päätyttyä tai tilata palvelu rakennusvirastolta. Rakennusvirasto laskuttaa tilaisuuden järjestäjää tehdyn työn mukaisesti. Rakennusviraston siivoustilaukset, puh. (09) 310 39000.
  • Talousvesien, käymälöiden ja jätehuollon järjestäminen, ota yhteys etukäteen ympäristökeskuksen asiakaspalveluun, päivystävään terveystarkastajaan, puh. (09) 310 14000.
  • Jäteastiat ja jätteiden poiskuljetus sekä siirrettävät WC:t, yksityiset alan yritykset.

Liikenne

Miten hoidetaan yleisön kuljetukset tapahtumapaikalle ja pois?

  • Ilmoita suurtapahtumista (vähintään 8 000 osallistujaa) VR:lle, puh. 0307 10 (vaihde).
  • Ilmoita suurtapahtumista myös Helsingin seudun liikenteelle (HSL), puh. (09) 4766 4444 (vaihde), (09) 4766 4333 ja Helsingin takseille, taksitarkastajat, puh. 0500 400 666. 

Tarvitaanko tilapäisiä liikennejärjestelyjä?

Miten hoidetaan tavaroiden kuljetukset tapahtumapaikalle?

  • Kantakaupungin alueella tapahtuviin yli 12-metrisiin kuljetuksiin tarvitaan lupa. Luvat myöntää kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnitteluosasto, puh. (09) 310 1673. Erityislupahakemuksen lomake.

Ulkomainonta ja liputus

Mainontaan kaupungin alueella tarvitaan kaupungin lupa.

Tarvitsetko ulkomainospaikkoja?

  • Raitiovaunujen, bussien, metrojen, metroasemien ja pysäkkien mainospaikat, JCDecaux Oy.
  • Kaupungin maalla olevat kiinteät mainospaikat sekä tapahtumabanderollit, Clear Channel Oy.

Tarvitsetko liputusta?

  • Lippuja ja lipputankoja voi vuokrata mm.: Stara/Logistiikka/Vuokraamo, Liukumäentie 4, puh. (09) 310 38925.

Ympäristöystävällinen tapahtuma

Haluatko rakentaa tapahtumastasi ympäristöystävällisen ja saada siitä ympäristötodistuksen?

Ekokompassi tapahtuma on tapahtumille ja tapahtumapaikoille suunnattu ympäristöjärjestelmä –ja todistus. Ekokompassi tapahtuma -palvelua tarjotaan pääkaupunkiseudun tapahtumille HSY:n Ilmastoinfossa ja Helsingin kaupungin omille tapahtumille Helsingin ympäristökeskuksessa.

Yhteystiedot: Ilmastoinfo Irina Niinivaara (etunimi.sukunimi@hsy.fi) ja Helsingin kaupungin ympäristökeskus Mia Malin (etunimi.sukunimi@hel.fi).

Tutustu myös Ympäristökeskuksen Siisti tapahtuma -oppaaseen!

Tutustu myös:

Sähköinen tapahtumailmoitus 

Hyödyllisiä linkkejä:

Tapahtuma-aluekortit

Yleisötapahtumien ympäristöehdot
(Rakennusvirasto)

Ympäristön-
suojelumääräykset

(Ympäristökeskus)

Lisätietoja tapahtuman järjestämisestä
(Kulttuuriasiainkeskus)

Hae juhla- ja kokoustilaa Helsingistä
(Helsinki Convention & Events Bureau)

Tapahtumajärjestäjän tekniikkaopas
(Dimmercity Light & Sound Oy)

Tapahtumaseminaari
(Helsinki Convention & Events Bureau)

Siisti tapahtuma
(Ympäristökeskus)

Opas saavutettavan kulttuurifestivaalin järjestämiseen
(Kulttuuria kaikille)

Seuraa meitä!

Pidä itsesi ajan tasalla Helsingin ajankohtaisista kuulumisista. Löydät meidät myös näistä sosiaalisen median kanavista:

Facebookissa
Matkailijan Helsinki
Gay Friendly Helsinki
Kokousjärjestäjän Helsinki

Muut some-kanavat
Twitter
YouTube

Instagram
Blogi

Helsinki365 kuva-albumi

(c) Jussi Hellsten/Helsinki365

Miltä Helsinki näyttää? Miltä se tuntuu? Tutustu Helsinki365-albumiin ja inspiroidu!