• Koffin puisto / Kuva: Jussi Hellsten
Share

Tapahtumajärjestäjän ohjeet

  • Aiotko järjestää tapahtuman Helsingissä? Tarvitsetko siihen luvan? Lue ohjeet tästä! 

Yleistä
Tapahtumatilat
Luvat ja ilmoitukset
Turvallisuus ja pelastussuunnitelma
Sähkö, vesi, rakennustyöt
Siivous
Liikenne
Ulkomainonta ja liputus
Ympäristöystävällinen tapahtuma

Yleistä

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia siitä, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista.

Tähän järjestäjän muistilistaan on koottu tietoa yleisimmin tarvittavista luvista ja muista asioista, joista tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia. Tapahtuman luonteen mukaan voidaan tarvita vielä muitakin lupia ja ilmoituksia kuin tässä mainitut.

Tapahtumien, yleisötilaisuuksien sekä myynti- ja markkinointitapahtumien ilmoitusten ja lupahakemusten tekeminen Helsingin kaupungin eri viranomaisille on nyt entistä helpompaa. Uuteen sähköiseen palveluun on koottu kuuden eri viraston ja niiden alayksiköiden myöntämät luvat yhdeksi kokonaisuudeksi.

Tapahtumajärjestäjä voi yhdellä hakemuksella saada luvat tapahtuman järjestämiseen Helsingin kaupungin rakennusvirastolta, tukkutorilta, liikuntavirastolta, ympäristökeskukselta, pelastuslaitokselta sekä Helsingin Satamalta. Lomake löytyy osoitteesta asiointi.hel.fi.

Mistä tilat tapahtumalle?

Helsinki helpottaa tapahtumanjärjestäjien arkea julkaisemalla  tapahtuma-aluekortit kaupungin keskeisimmistä tapahtumien järjestämiseen soveltuvista paikoista. Korttien sisältämät tiedot, kartat, ilmakuvat ja panoraamakuvat auttavat järjestäjää arvioimaan paikan soveltuvuutta omaan tarpeeseen.

Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin, myyntitilaisuuksiin jne. tarvitaan aina maanomistajan lupa:

  • Kaupungin omistamat yleiset alueet, kuten kadut ja puistoalueet, luvat myöntää rakennusviraston palveluosaston alueidenkäyttö, puh. (09) 310 39 000. Lisätietoja ja lupahakemuskaavakkeita.
  • Kaupallisten torialueiden käyttöluvat toriaikana myöntää Helsingin Tukkutorin Kauppahalli- ja toripalveluyksikkö, puh. (09) 3101 633 (vaihde).
  • Tapahtumien myyntiluvat myöntää rakennusvirasto, puh. (09) 310 39000, hkr.ulkoilma@hel.fi.
  • Urheilu- ja ulkoilualueet, uimarannat ym. käyttöluvat myöntää liikuntavirasto, puh. (09) 310 8771 (vaihde).
  • Satamat ja satamien maa-alueet, käyttöluvat myöntää Helsingin Satama, puh. (09) 310 1621 (vaihde).
  • Metroasemat yms., käyttöluvat myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).
  • Yksityiset alueet, käyttöluvan myöntää kunkin alueen omistaja tai haltija (esim. ostoskeskukset).

Voit tarkistaa haluamasi alueen varaustilanteen Helsingin kaupungin paikkatietopalvelusta. Klikkaa vasemmalta auki valikko "Työt ja tapahtumat kaduilla ja puistoissa (Aluevuokraukset)", minkä alta rastita kohta "Tulevat työt". Tulevat varaukset ilmestyvät kartalle alueina.

Luvat ja ilmoitukset

Tilaisuudesta on tehtävä seuraavat ilmoitukset:

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä.
  • Yleisötilaisuuden järjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta kirjallisesti poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusta ei tarvita, jos tilaisuus ei esim. osanottajien vähäisen määrän vuoksi edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Rajanveto ilmoitusvelvollisten ja vapaiden tilaisuuksien välillä on joskus vaikeaa, joten on syytä hyvissä ajoin olla yhteydessä järjestämispaikan poliisipiiriin. Poliisin lupaneuvonta, puh . 0295 47 4128 tai 0295 47 4212, sähköposti yleisotilaisuudet.helsinki@poliisi.fi
  • Elintarvikkeiden ulkomyynnissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta. Ympäristökeskus on laatinut Eviran ohjeen pohjalta tiiviit ohjeet ruoan valmistukseen ja myyntiin teltoista, sekä marjojen ja vihannesten myyntiin.

 

  • Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän ammattimaisen toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4 arkipäivää ennen tilaisuutta ympäristökeskuksen elintarviketurvallisuusosastolle, puh. (09) 310 14000. Yksityishenkilöiden ja järjestöjen ei tarvitse tiedottaa vähäriskisestä tilapäisestä toiminnasta etukäteen. Tiedotteen voi tehdä Helsingin kaupungin sähköisessä asiointipalvelussa tai toimittaa sähköisesti osoitteeseen ulkomyynti(at)hel.fi. Tiedottamiseen voi käyttää seuraavaa lomaketta: lomakkeet doc- ja pdf-muodossa. Lomakkeet saatavilla myös Suomi.fi-palvelusta.

 

  • Tapahtumista, joihin odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 500 henkeä on tapahtuman järjestäjän ilmoitettava kirjallisesti ympäristökeskuksen hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa asiointi.hel.fi tai vapaamuotoisesti osoitteeseen ulkomyynti(at)hel.fi.

    Lisätietoa ja ohjeita elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta löytyy Helsingin kaupungin sivuilta.

  • Alkoholin anniskelu: anniskeluluvat myöntää Etelä-Suomen aluehallintovirasto, puh. 020 636 1040. Alkoholin anniskeluun tarvittavan maanomistajan luvan myöntää rakennusvirasto, puh. (09) 310 39000 (vaihde), hkr.ulkoilma@hel.fi.

  • Mielenosoitukset, ilmoitus poliisille, 0295 47 41 06 (07-21 välillä) tai 0295 47 0111

Onko tilaisuudessa musiikkia? Aiheutuuko tilaisuudesta meluhaittaa?

  • Ympäristönsuojelulain 118 § (527/2014) edellyttämä ilmoitus (meluilmoitus) tulee tehdä Helsingin kaupungin kirjaamoon tai sähköiseen asiointijärjestelmään asiointi.hel.fi vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
  • Tilapäisen melun torjunnasta ja äänentoistolaitteiden käytöstä saa neuvoja Helsingin kaupungin sivuilta ja ympäristökeskuksen neuvonnan numerosta (09) 310 1635.
  • Muista tekijänoikeusmaksut! Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan lupa tekijänoikeusjärjestöiltä, esim. Teostolta, puh. (09) 681 011.
  • Esiintymisluvat metroasemille ja liikennelaitoksen liikennevälineisiin myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).
  • Katusoittoon ei tarvita lupaa. Katusoittajien tulee kuitenkin ottaa huomioon seuraavat rajoitukset ja ohjeet.

Onko tilaisuudessa arpajaiset, pelejä tai kilpailuja?

  • Poliisihallitus myöntää luvat arpajaisiin, jotka järjestetään useamman poliisipiirin alueella. Poliisihallituksen vaihde 0295 480 181
  • Pelit, kilpailut: poliisin lupaneuvonta, puh.  0295 47 7911

Kuvaatko elokuvia tai mainoksia?

  • Mikäli elokuvan kuvaaminen yleisellä paikalla rajoittaa muiden liikkumista tai aiheuttaa liikennejärjestelyjä (kuvauskalusto), lupa liikennejärjestelyihin haetaan rakennusviraston palveluosaston alueidenkäyttö, puh. (09) 310 39000.
  • Jos kuvaus tapahtuu yksityisen maanomistajan tai kiinteistönhaltijan maalla, lupa on kysyttävä maan tai kiinteistön omistajalta.
  • Kuvausluvat liikunta- ja ulkoilualueilla liikuntaviraston osastoilta, puh. (09)310 8771 (vaihde).
  • Helsingin Tukkutori myöntää kuvausluvat kaupallisille toreille. Lisätietoja: Kauppahalli- ja toripalvelyksikön asiakaspalvelu, puh. (09) 310 23565 ma–pe klo 9–17.

Turvallisuus ja pelastussuunnittelu

Tarvitaanko tilaisuudessa järjestyksenvalvojia?

  • Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Järjestyksenvalvojien täytyy olla poliisin hyväksymiä, jolloin heillä on voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti tai poliisi hyväksyy heidät erikseen yksittäiseen tilaisuuteen järjestyksenvalvojiksi. Erikseen hyväksyttävien järjestyksenvalvojien nimet ja henkilötunnukset tulee ilmoittaa yleisötilaisuusilmoituksen mukana poliisille. Poliisin lupaneuvonta, puh. 0295 47 4128 tai 0295 47 4212, sähköposti yleisotilaisuudet.helsinki@poliisi.fi

Tarvitaanko tilaisuudessa vartiointia?

  • Mikäli tapahtumapaikalla tarvitaan vartiointia, vartioinnin voi tilata vain vartioimisliiketoimintaluvan saaneilta yksityisiltä vartiointiliikkeiltä.

Pelastussuunnitelma

  • Tapahtumajärjestäjä on velvollinen toimittamaan pelastuslaitokselle/pelastusviranomaisille pelastus- ja turvallisuussuunnitelman, joka myös tulee hyväksyttää poliisilla. Suunnitelma käsittää mm. tilojen paloturvallisuuden, poistumistiet, sammutuskaluston tarpeen, ensiapuvalmiuden ym. Neuvoja pelastuslaitokselta. puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja). Lisätietoja antavat myös:

- pel.tapahtumat(at)hel.fi

- palotarkastaja Jukka Laiho, puh. 310 30226

- palotarkastaja Sami Maskulin, puh. 310 30223

- palotarkastaja Tanja Mannila, puh. 310 30066

- päivystävä palotarkastaja, puh. 310 31203 Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@hel.fi

Ensiapu

  • Suomen Punaisesta Rististä voi tilata ensiapu- ja ensihoitopalveluita sekä tilaisuuksien riskikartoitusta tapahtumiin. SPR Helsingin ja Uudenmaan piiri, puh. 020 701 2000.

Käytätkö avotulta, kuten nuotioita, tervapatoja tai ulkoroihuja?

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä. Lisätietoja puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).

Säilytätkö palavaa nestettä, kaasua tai räjähteitä?

  • Pelastuslaitos kertoo määräykset säilytysmääristä ja -tavoista, puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).

Järjestätkö ilotulituksen, tulinäytöksen tai käytätkö pyroteknisiä tehosteita?

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä.
  • Ilotulitteiden käyttö on sallittu ilman kirjallista ilmoitusta ja päätöstä vain vuodenvaihteessa 31.12. klo 18.00 - 1.1. klo 02.00 välisenä aikana (Räjähdeasetus 473/93).
  • Muina aikoina ilotulitteiden käyttöön on haettava lupaa kirjallisesti. Hakemuksen perusteella palotarkastaja voi tehdä päätöksen ilotulitteiden käytöstä. Lisätietoja pelastuslaitokselta, puh. (09) 310 31203.
  • Ammattimaisiin ilotulitusnäytöksiin (kun käytetään ammattilaiskäyttöön tarkoitettuja ilotulitteita) luvan myöntää poliisiviranomainen, poliisin lupaneuvonta, puh. 071 877 312.
  • Ilotulitusnäytös voidaan järjestää ilman ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta klo 7.00–24.00 välisenä aikana. Näytöksestä on kuitenkin tehtävä ilmoitus, jos halkaisijaltaan yli 100 millimetrin tai meluisuudeltaan niitä vastaavia ilotulitteita ammutaan klo 22.00 jälkeen. Ilmoitus voidaan hyväksyä vain erittäin perustellusta syystä.
  • Uudenvuodenyönä järjestettävästä ilotulitusnäytöksestä ei 1 momentista poiketen tarvitse tehdä ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta, mikäli näytös päättyy klo 01.00 mennessä, lisätietoja ympäristökeskuksesta, puh. (09) 310 1635. (Ympäristönsuojelumääräykset  24 §).
  • Pyroteknisten välineiden käytöstä yleisötapahtumassa on tehtävä vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta annetun lain (390/2005) 81§ mukainen ilmoitus pelastusviranomaiselle hyvissä ajoin ennen tilaisuuden järjestämistä.
  • Tuliesityksen järjestämisestä yleisötapahtumassa on tehtävä ilmoitus pelastusviranomaiselle hyvissä ajoin.

Sähkö, vesi, rakennustyöt

Tarvitaanko tilaisuudessa sähköä tai vettä?

  • Sähkö, Helsingin Energia, puh. (09) 6171 (vaihde), tai yksityisiltä sähköverkkourakoitsijoilta.

Tarvitaanko rakennuslupa tai kaivulupa?

Jätteet ja siivous

Syntyykö tilaisuudessa jätteitä?

  • Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia itse alueen siistimisestä tilaisuuden aikana ja välittömästi sen päätyttyä tai tilata palvelu rakennusvirastolta. Rakennusvirasto laskuttaa tilaisuuden järjestäjää tehdyn työn mukaisesti. Rakennusviraston siivoustilaukset, puh. (09) 310 39000.
  • Talousvesien, käymälöiden ja jätehuollon järjestäminen, ota yhteys etukäteen ympäristökeskuksen asiakaspalveluun, päivystävään terveystarkastajaan, puh. (09) 310 14000.
  • Jäteastiat ja jätteiden poiskuljetus sekä siirrettävät WC:t, yksityiset alan yritykset.

Liikenne

Miten hoidetaan yleisön kuljetukset tapahtumapaikalle ja pois?

  • Ilmoita suurtapahtumista (vähintään 8 000 osallistujaa) VR:lle, puh. 0307 10 (vaihde).
  • Ilmoita suurtapahtumista myös Helsingin seudun liikenteelle (HSL), puh. (09) 4766 4444 (vaihde), (09) 4766 4333 ja Helsingin takseille, taksitarkastajat, puh. 0500 400 666.

Tarvitaanko tilapäisiä liikennejärjestelyjä?

Miten hoidetaan tavaroiden kuljetukset tapahtumapaikalle?

  • Kantakaupungin alueella tapahtuviin yli 12-metrisiin kuljetuksiin tarvitaan lupa. Luvat myöntää kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnitteluosasto, puh. (09) 310 1673. Erityislupahakemuksen lomake.

Ulkomainonta ja liputus

Mainontaan kaupungin alueella tarvitaan kaupungin lupa.

Tarvitsetko ulkomainospaikkoja?

  • Banderollipaikat sekä mainosluvat rakennusvirasto, puh. (09) 310 39 000, hkr.ulkoilma@hel.fi.
  • Raitiovaunujen, bussien, metrojen, metroasemien ja pysäkkien mainospaikat, JCDecaux Oy.
  • Kaupungin maalla olevat kiinteät mainospaikat sekä tapahtumabanderollit, Clear Channel Oy.

Tarvitsetko liputusta?

  • Lippuja ja lipputankoja voi vuokrata mm.: Stara/Logistiikka/Vuokraamo, Liukumäentie 4, puh. (09) 310 38925.

Ympäristöystävällinen tapahtuma

Haluatko rakentaa tapahtumastasi ympäristöystävällisen ja saada siitä ympäristötodistuksen?

Ekokompassi tapahtuma on tapahtumille ja tapahtumapaikoille suunnattu ympäristöjärjestelmä –ja todistus. Ekokompassi tapahtuma -palvelua tarjotaan pääkaupunkiseudun tapahtumille HSY:n Ilmastoinfossa ja Helsingin kaupungin omille tapahtumille Helsingin ympäristökeskuksessa.

Yhteystiedot: Ilmastoinfo Irina Niinivaara (etunimi.sukunimi@hsy.fi) ja Helsingin kaupungin ympäristökeskus Mia Malin (etunimi.sukunimi@hel.fi).

Tutustu myös Ympäristökeskuksen Siisti tapahtuma -oppaaseen!