• Koffin puisto / Kuva: Jussi Hellsten
Share

Tapahtumajärjestäjän ohjeet

Aiotko järjestää tapahtuman Helsingissä? Tarvitsetko siihen luvan? Lue ohjeet tästä!

Yleistä
Tapahtumatilat
Luvat ja ilmoitukset
Turvallisuus ja pelastussuunnitelma
Sähkö, vesi, rakennustyöt
Siivous
Liikenne
Ulkomainonta ja liputus
Ympäristöystävällinen tapahtuma

Yleistä

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia siitä, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista.

Tähän järjestäjän muistilistaan on koottu tietoa yleisimmin tarvittavista luvista ja muista asioista, joista tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia. Tapahtuman luonteen mukaan voidaan tarvita vielä muitakin lupia ja ilmoituksia kuin tässä mainitut.

Tapahtumien, yleisötilaisuuksien sekä myynti- ja markkinointitapahtumien ilmoitusten ja lupahakemusten tekeminen Helsingin kaupungin eri viranomaisille on nyt entistä helpompaa. Uuteen sähköiseen palveluun on koottu kuuden eri viraston ja niiden alayksiköiden myöntämät luvat yhdeksi kokonaisuudeksi.

Tapahtumajärjestäjä voi yhdellä hakemuksella saada luvat tapahtuman järjestämiseen Helsingin kaupungin rakennusvirastolta, tukkutorilta, liikuntavirastolta, ympäristökeskukselta, pelastuslaitokselta sekä Helsingin Satamalta. Lomake löytyy osoitteesta asiointi.hel.fi.

Mistä tilat tapahtumalle?

Helsinki helpottaa tapahtumanjärjestäjien arkea julkaisemalla  tapahtuma-aluekortit kaupungin keskeisimmistä tapahtumien järjestämiseen soveltuvista paikoista. Korttien sisältämät tiedot, kartat, ilmakuvat ja panoraamakuvat auttavat järjestäjää arvioimaan paikan soveltuvuutta omaan tarpeeseen.

Voit tarkistaa haluamasi alueen varaustilanteen Helsingin kaupungin paikkatietopalvelusta. Klikkaa vasemmalta auki valikko "Kadut ja puistot" ja "Työt ja tapahtumat kaduilla ja puistoissa", minkä alta katso kohta "Tulevat työt". Tulevat varaukset näkyvät kartalla alueina.

Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin, myyntitilaisuuksiin jne. tarvitaan aina maanomistajan lupa:

  • Kaupungin omistamat yleiset alueet, kuten kadut ja puistoalueet, luvat myöntää rakennusviraston palveluosaston alueidenkäyttö, puh. (09) 310 39 000. Lisätietoja ja lupahakemuskaavakkeita.
  • Kaupallisten torialueiden käyttöluvat toriaikana myöntää Helsingin Tukkutori, puh. (09) 310 23565.
  • Urheilu- ja ulkoilualueet, uimarannat ym. käyttöluvat myöntää liikuntavirasto, puh. (09) 310 8771 (vaihde).
  • Satamat ja satamien maa-alueet, käyttöluvat myöntää Helsingin Satama, puh. (09) 310 1621 (vaihde).
  • Metroasemat yms., käyttöluvat myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).
     
  • Malmin lentokenttä

    Malmin lentokentällä voidaan järjestää erilaisia tapahtumia osana alueen väliaikaista käyttöä.
    Tapahtumakäyttöä koordinoi Helsingin Tukkutori. Tapahtuma-alueen, hangaarin ja terminaalin ala-aulan vuokraamista koordinoi Merja Sorakari, Helsingin Tukkutori, puh. 09 310 33988, merja.sorakari (at) hel.fi.
    www.uuttahelsinkia.fi/fi/malmin-kentta

  • Rantakesä
    Rantakesässä 2017 kuka tahansa saa järjestää yleisötapahtuman 18 yllättävässä paikassa Helsingin ja Espoon rannoilla - tapahtumaetikettiä noudattaen! Rantakesä on suunnattu kaikille kaupunkilaisille,
    työryhmille, yhdistyksille – kenelle tahansa, joka haluaa olla mukana tekemässä Helsingin rannoista entistä eloisammat, hauskemmat ja kiinnostavammat. Tapahtumassa on kevennetty lupamenettely:
    tapahtuman ilmoittaminen nettisivun kartalle ja yhteiseen toimintaetikettiin sitoutuminen riittää.
    www.rantakesa.fi

Huomioithan että tapahtuma-alueesta ja lupakäsittelystä voidaan periä maksu, joka määräytyy voimassaolevan taksan mukaan.

Luvat ja ilmoitukset

Tilaisuudesta on tehtävä seuraavat ilmoitukset:

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä.
  • Yleisötilaisuuden järjestäjän on ilmoitettava tilaisuudesta kirjallisesti poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitusta ei tarvita, jos tilaisuus ei esim. osanottajien vähäisen määrän vuoksi edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Rajanveto ilmoitusvelvollisten ja vapaiden tilaisuuksien välillä on joskus vaikeaa, joten on syytä hyvissä ajoin olla yhteydessä järjestämispaikan poliisipiiriin. Helsingin polisiilaitos, puh. 0295 470 011 (vaihde), sähköposti yleisotilaisuudet.helsinki@poliisi.fi
  • Elintarvikkeiden ulkomyynnissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta. Ympäristökeskus on laatinut Eviran ohjeen pohjalta tiiviit ohjeet ruoan valmistukseen ja myyntiin teltoista, sekä marjojen ja vihannesten myyntiin.
     
  • Elintarvikkeita valmistavan, tarjoavan tai myyvän ammattimaisen toimijan on tiedotettava toiminnastaan kirjallisesti 4 arkipäivää ennen tilaisuutta ympäristökeskuksen elintarviketurvallisuusosastolle, puh. (09) 310 1635 (vaihde). Yksityishenkilöiden ja järjestöjen ei tarvitse tiedottaa vähäriskisestä tilapäisestä toiminnasta etukäteen. Tiedotteen voi tehdä Helsingin kaupungin sähköisessä asiointipalvelussa tai toimittaa sähköisesti osoitteeseen ulkomyynti@hel.fi. Tiedottamiseen voi käyttää seuraavaa lomaketta: lomakkeet doc- ja pdf-muodossa. Lomakkeet saatavilla myös Suomi.fi-palvelusta.
     
  • Tapahtumista, joihin odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 500 henkeä on tapahtuman järjestäjän ilmoitettava kirjallisesti ympäristökeskukseen hyvissä ajoin ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa asiointi.hel.fi tai vapaamuotoisesti osoitteeseen ulkomyynti@hel.fi.

    Lisätietoa ja ohjeita elintarvikkeiden myynnistä ja tarjoilusta löytyy Helsingin kaupungin sivuilta.

  • Alkoholin anniskelu: anniskeluluvat myöntää Etelä-Suomen aluehallintovirasto, puh. 0295 016 000 (vaihde). Alkoholin anniskeluun tarvittavan maanomistajan luvan myöntää rakennusvirasto, puh. (09) 310 39000 (vaihde), hkr.ulkoilma@hel.fi.

  • Mielenosoitukset, ilmoitus poliisille, 0295 47 41 06 (07-21 välillä) tai 0295 47 0111

Onko tilaisuudessa musiikkia? Aiheutuuko tilaisuudesta meluhaittaa?

  • Ympäristönsuojelulain 118 § (527/2014) edellyttämä ilmoitus (meluilmoitus) tulee tehdä Helsingin kaupungin kirjaamoon tai sähköiseen asiointijärjestelmään asiointi.hel.fi vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua.
  • Tilapäisen melun torjunnasta ja äänentoistolaitteiden käytöstä saa neuvoja Helsingin kaupungin sivuilta ja ympäristökeskuksesta puh. (09) 310 1635 (vaihde).
  • Muista tekijänoikeusmaksut! Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan lupa tekijänoikeusjärjestöiltä, esim. Teostolta, puh. 010 808 118 (vaihde).
  • Esiintymisluvat metroasemille ja liikennelaitoksen liikennevälineisiin myöntää liikennelaitos, puh. (09) 310 1071 (vaihde).

Onko tilaisuudessa arpajaiset, pelejä tai kilpailuja?

  • Poliisihallitus myöntää luvat arpajaisiin, jotka järjestetään useamman poliisipiirin alueella. Poliisihallituksen vaihde 0295 480 181
  • Pelit, kilpailut: poliisin lupaneuvonta, puh.  0295 47 7911

Kuvaatko elokuvia tai mainoksia?

  • Mikäli elokuvan kuvaaminen yleisellä paikalla rajoittaa muiden liikkumista tai aiheuttaa liikennejärjestelyjä (kuvauskalusto), lupa liikennejärjestelyihin haetaan rakennusvirastolta, puh. (09) 310 39000 (vaihde).
  • Jos kuvaus tapahtuu yksityisen maanomistajan tai kiinteistönhaltijan maalla, lupa on kysyttävä maan tai kiinteistön omistajalta.
  • Kuvausluvat liikunta- ja ulkoilualueilla liikuntaviraston osastoilta, puh. (09) 310 8771 (vaihde).
  • Helsingin Tukkutori myöntää kuvausluvat kaupallisille toreille. Lisätietoja: puh. (09) 310 23565 ma-to 8-16, pe 8-14.

Käytetäänkö tilaisuudessa lasereita?

Turvallisuus ja pelastussuunnittelu

Tarvitaanko tilaisuudessa järjestyksenvalvojia?

  • Yleisötilaisuuden järjestäjän on huolehdittava järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Järjestyksenvalvojien täytyy olla poliisin hyväksymiä, jolloin heillä on voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti tai poliisi hyväksyy heidät erikseen yksittäiseen tilaisuuteen järjestyksenvalvojiksi. Erikseen hyväksyttävien järjestyksenvalvojien nimet ja henkilötunnukset tulee ilmoittaa yleisötilaisuusilmoituksen mukana poliisille. Poliisin lupaneuvonta, puh. 0295 47 4128 tai 0295 47 4212, sähköposti yleisotilaisuudet.helsinki@poliisi.fi

Tarvitaanko tilaisuudessa vartiointia?

  • Mikäli tapahtumapaikalla tarvitaan vartiointia, vartioinnin voi tilata vain vartioimisliiketoimintaluvan saaneilta yksityisiltä vartiointiliikkeiltä.

Pelastussuunnitelma

  • Tapahtumajärjestäjän tulee laatia yleisötapahtuman pelastussuunnitelma tapahtumaan, jossa on samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä tai jossa käytetään esimerkiksi avotulta, ilotulitteita tai pyrotekniikkaa. Pelastussuunnitelma laaditaan myös, jos poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta tai tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille. Pelastussuunnitelma toimitetaan pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa osoitteeseen pel.tapahtumat@hel.fi ja se liitetään osaksi poliisille tehtävää yleisötilaisuusilmoitusta.
    Lisätietoa yleisötapahtumien turvallisuudesta ja pelastussuunnitelmasta löytyy osoitteesta www.hel.fi/yleisotapahtumat sekä pel.tapahtumat@hel.fi.

Ensiapu

  • Tapahtuman järjestäjällä on velvollisuus varata tapahtumaan sen luonteesta riippuen riittävä ensiapuvalmius. Mm. Suomen Punaisesta Rististä voi tilata ensiapu- ja ensihoitopalveluita sekä tilaisuuksien riskikartoitusta tapahtumiin. SPR Helsingin ja Uudenmaan piiri, puh. 020 701 2000.

Käytätkö avotulta, kuten nuotioita, tervapatoja tai ulkoroihuja?

  • Avotulen käyttö vaatii maanomistajan luvan, kts. yllä. Tapahtumaa varten tulee myös laatia pelastussuunnitelma, kts. kohta ”Pelastussuunnitelma”.

Säilytätkö palavaa nestettä, kaasua tai räjähteitä?

  • Pelastuslaitos kertoo määräykset säilytysmääristä ja -tavoista, puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).

Järjestätkö ilotulituksen, tulinäytöksen tai käytätkö pyroteknisiä tehosteita?

  • Maanomistajan lupa, kts. yllä.
     
  • Ilotulitteiden yksityinen käyttö on sallittu ilman kirjallista ilmoitusta ja päätöstä vain vuodenvaihteessa 31.12. klo 18.00 - 1.1. klo 02.00 välisenä aikana (Räjähdeasetus 473/93). Muina aikoina ilotulitteiden käyttöön on haettava lupaa kirjallisesti. Hakemuksen perusteella palotarkastaja voi tehdä päätöksen ilotulitteiden käytöstä. Lisätietoja ja ilmoituslomake pelastuslaitokselta, puh. (09) 310 31203 (päivystävä palotarkastaja).
     
  • Ilotulitusnäytöksistä ilmoitus tehdään paikkakunnan poliisille viimeistään 14 vuorokautta ennen näytöksen järjestämistä. Ilotulitusnäytöksiä ovat näytökset, joissa käytetään ammattilaiskäyttöön tarkoitettuja ilotulitteita (luokka F4). Myös jos kuluttajailotulitteita (luokat F2 ja F3) käytetään muussa kuin yksityisen henkilön järjestämässä yksityistilaisuudessa, kysymyksessä on ilotulitusnäytös. Lisätietoa poliisin lupaneuvonnasta yleisotilaisuudet.helsinki@poliisi.fi ja poliisin verkkosivuilta.
     
  • Ilotulitusnäytös voidaan järjestää ilman ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta klo 7.00–24.00 välisenä aikana. Näytöksestä on kuitenkin tehtävä ilmoitus, jos halkaisijaltaan yli 100 millimetrin tai meluisuudeltaan niitä vastaavia ilotulitteita ammutaan klo 22.00 jälkeen. Ilmoitus voidaan hyväksyä vain erittäin perustellusta syystä.
     
  • Uudenvuodenyönä järjestettävästä ilotulitusnäytöksestä ei 1 momentista poiketen tarvitse tehdä ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaista ilmoitusta, mikäli näytös päättyy klo 01.00 mennessä, lisätietoja ympäristökeskuksesta, puh. (09) 310 1635. (Ympäristönsuojelumääräykset  24 §).
     
  • Pyroteknisten tehosteiden käytöstä yleisötapahtumassa on tehtävä kemikaali- ja räjähdelainsäädännön mukainen ilmoitus pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden järjestämistä. Lisätietoa ja ilmoituslomake pelastuslaitokselta.
     
  • Tuliesityksen järjestämisestä yleisötapahtumassa on tehtävä ilmoitus pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Lisätietoa ja ilmoituslomake pelastuslaitokselta.

Dronet ja yleisötapahtumat

Dronejen lennättäminen ulkosalle kokoontuneen väkijoukon yläpuolella ei ole sallittua. Huomioithan myös, että Helsingissä on useita ilmailulta kiellettyjä alueita missä ei saa lentää dronella ilman poikkeuslupaa sekä kaksi lentokenttää pohjoisessa joiden läheisyydessä ei saa lentää dronella ilman lennonjohdolta saatua lupaa.

www.droneinfo.fi

Kuluttajaturvallisuus yleisötilaisuuksissa ja tapahtumissa

Kuluttajaturvallisuuslain noudattamista valvoo Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukes, joka antaa myös opastusta ja neuvontaa. Tukes myös tutkii kuluttajien ja toiminnanharjoittajien tekemät ilmoitukset vaarallisista palveluista.
Palvelut kuten yleisötilaisuus, tapahtuma, messu, näyttely tai muu aktiviteetti saattavat pitää sisällään myös muita erilaisia ohjelmapalveluita, joita tarjoaa muu kuin tilaisuuden/palvelun pääjärjestäjä.
Tilaisuuden pääjärjestäjä vastaa tilaisuuden kokonaisturvallisuudesta. Kokonaisturvallisuuden varmistamiseksi on suositeltavaa, että pääjärjestäjä selvittää kaikilta alueella kuluttajapalveluita tarjoavilta toiminnanharjoittajilta, miten he ovat varmistuneet
palvelunsa turvallisuudesta.

http://www.tukes.fi/fi/Ajankohtaista/Tiedotteet/Kuluttajapalvelut/Tapahtumajarjestaja-muista-vastuusi-turvallisuudesta/
http://www.tukes.fi/fi/Toimialat/Kuluttajaturvallisuus/Kuluttajapalvelut/Palveluiden-turvallisuusvaatimuksia/Yleisotilaisuudet/

Sähkö, vesi, rakennustyöt

Tarvitaanko tilaisuudessa sähköä tai vettä?

  • Sähkö, Helsingin Energia, puh. (09) 6171 (vaihde), tai yksityisiltä sähköverkkourakoitsijoilta.

Tarvitaanko rakennuslupa?

  • Yli 14 vrk paikallaan olevat rakenteet vaativat toimenpideluvan. Rakennus- ja toimenpideluvat myöntää rakennusvalvontavirasto, lisätietoja puh. (09) 310 2611 (vaihde).
     
  • Aiheuttaako rakennustyöt erityisen häiritsevää melua tai tärinää? (Ympäristönsuojelumääräykset 23 §), ympäristökeskus, puh. (09) 310 1635 (vaihde).

Jätteet ja siivous

Syntyykö tilaisuudessa jätteitä?

  • Yleisötapahtumien ympäristökriteerit vuoden 2015 alusta tapahtumissa, joihin odotetaan osallistuvan yhtäaikaisesti yli 1000 henkeä ja joissa tarjotaan tai myydään pakkaamattomia elintarvikkeita löytyvät täältä.
     
  • Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia itse alueen siistimisestä tilaisuuden aikana ja välittömästi sen päätyttyä tai tilata palvelu esim. Staralta joka laskuttaa tilaisuuden järjestäjää tehdyn työn mukaisesti.
  • Talousvesien, käymälöiden ja jätehuollon järjestäminen, ota yhteys etukäteen ympäristökeskukseen , päivystävä terveystarkastaja, puh. (09) 310 14000.
  • Jäteastiat ja jätteiden poiskuljetus sekä siirrettävät WC:t, yksityiset alan yritykset.
     
  • Tutustu myös Ympäristökeskuksen Siisti tapahtuma -oppaaseen!

Liikenne

Miten hoidetaan yleisön kuljetukset tapahtumapaikalle ja pois?

  • Ilmoita suurtapahtumista (vähintään 8 000 osallistujaa) VR:lle, puh. 0307 10 (vaihde).
  • Ilmoita suurtapahtumista myös Helsingin seudun liikenteelle (HSL), puh. (09) 4766 4444 (vaihde), (09) 4766 4333 ja Helsingin takseille, taksitarkastajat, puh. 0500 400 666.

Tarvitaanko tilapäisiä liikennejärjestelyjä?

Miten hoidetaan tavaroiden kuljetukset tapahtumapaikalle?

  • Kantakaupungin alueella tapahtuviin yli 12-metrisiin kuljetuksiin tarvitaan lupa. Luvat myöntää kaupunkisuunnitteluviraston liikennesuunnitteluosasto, puh. (09) 310 1673. Erityislupahakemuksen lomake.

Ulkomainonta ja liputus

Mainontaan kaupungin alueella tarvitaan kaupungin lupa.

Tarvitsetko ulkomainospaikkoja?

  • Banderollipaikat sekä mainosluvat rakennusvirasto, puh. (09) 310 39 000, hkr.ulkoilma@hel.fi.
  • Raitiovaunujen, bussien, metrojen, metroasemien ja pysäkkien mainospaikat, JCDecaux Oy.
  • Kaupungin maalla olevat kiinteät mainospaikat sekä tapahtumabanderollit, Clear Channel Oy.

Tarvitsetko liputusta?

  • Lippuja ja lipputankoja voi vuokrata mm.: Stara/Logistiikka/Vuokraamo, Liukumäentie 4, puh. (09) 310 38925.

Ympäristöystävällinen tapahtuma

Haluatko rakentaa tapahtumastasi ympäristöystävällisen ja saada siitä ympäristötodistuksen?

Ekokompassi tapahtuma on tapahtumille ja tapahtumapaikoille suunnattu ympäristöjärjestelmä –ja todistus. Ekokompassi tapahtuma -palvelua tarjotaan pääkaupunkiseudun tapahtumille HSY:n Ilmastoinfossa ja Helsingin kaupungin omille tapahtumille Helsingin ympäristökeskuksessa.

Yhteystiedot: Ilmastoinfo Irina Niinivaara (etunimi.sukunimi@hsy.fi) ja Helsingin kaupungin ympäristökeskus Marika Nyyssönen (etunimi.sukunimi@hel.fi).


Päivitetty 16.10.2017